Coltenis

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón social: COLOMBIANA DE TENIS S.A

Nit: 900 240 344 – 2

Domicilio: Calle 13 #89-240/460 Oficina 518

Teléfono: 410 2421

Correo electrónico: protecciondedatos@coltenis.com

NORMATIVIDAD LEGAL

Ley 1581 de 2012, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 Capitulo 21 y Ley 1377 de 2013.

La presente política se aplicará para todas las personas que de manera directa o indirecta tengan relación de cualquier tipo con Colombiana de Tenis S.A

DEFINICIONES

 

  1. Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  2. Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  4. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
  5. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  8. Aviso de privacidad:Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 
  9. Dato público:Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 
  10. Datos sensibles:Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 
  11. Transferencia:La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  12. Transmisión:Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. 

FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTUA LA RECOLECCION DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE ESTOS

  1. De acuerdo con lo establecido en el articulo 4 de la ley 1581 de 2012, el tratamiento de la información obtenida por Colombiana de Tenis S.A, se ajusta al desarrollo de su objeto social de acuerdo a lo autorizado por el titular de los datos personales y la ley.

    Colombiana de Tenis S.A podrá hacer uso de los datos personales para:

    1. Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
    2. Para proveer los servicios necesarios a sus usuarios.
    3. Evaluar la calidad de nuestro servicio.
    4. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital, información de tipo comercial.
    5. Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral.
    6. Soportar procesos de auditoría interna o externa.
    7. Registrar la información de empleados (activos e inactivos) en las bases de datos.
    8. Respecto a los datos recolectados directamente de las cámaras de vigilancia, estos se utilizarán con fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de Colombiana de Tenis S.A.
    9. Cualquier dato personal obtenido será utilizado solo para los propósitos aquí señalados, y por tanto, no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar los mismos salvo que exista autorización explicita para hacerlo o que sea requerido expresamente por la ley.

     

PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

  1. Principio de legalidad: los datos siempre serán obtenidos de manera legal y autorizada por los titulares de la información en los términos y condiciones que exprese la ley.
  2. Principio de libertad: El Tratamiento de datos sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado de los Titulares.
  3. Principio de veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  4. Principio de finalidad: Colombiana de Tenis S.A solo usará los datos personales de sus clientes, proveedores y empleados para las finalidades comerciales y de ley, bajo ninguna circunstancia comercializará, transmitirá, ni ofrecerá datos personales sin autorización previa de sus titulares, solo si la ley lo exige.
  5. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución.
  6. Principio de seguridad: Colombiana de Tenis S.A tiene implementado un manual básico de seguridad de la información con el fin de evitar que sus datos sean adulterados, extraídos o consultados sin autorización.
  7. Principio de confidencialidad: Todo el personal encargado del tratamiento de información personal en Colombiana de Tenis S.A esta comprometido en preservar y asegurar la reserve de la información salvo en los términos que lo exprese la ley.
  8. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

  1. Derechos como titular:

    1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
    2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
    3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
    4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
    5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
    6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

     

    Casos en que no es necesaria la autorización:

    1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
    2. Datos de naturaleza pública.
    3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
    4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
    5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

    Colombiana de Tenis S.A tiene dispuesto el siguiente correo electrónico protecciondedatos@coltenis.com y la línea Telefónica (032) 410 2421 donde será atendido por el encargado de protección de datos, allí podrá actualizar, consultar, rectificar y suprimir sus datos de nuestras bases.

PROCEDIMIENTOS PARA LOS TITULARES

  1. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

     

    Los Reclamos se tramitarán en un tiempo máximo de cinco (5) días hábiles y debe contener el nombre, identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección del titular.

    Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la formulación del reclamo. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

    Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

    El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Deberes de los Responsables del Tratamiento. 

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO
  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
  6. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
  7. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA

La presente política de Protección de Datos personales fue modificada el catorce (14) de enero del 2021, y entra en vigencia el veintiuno (21) de enero del 2021, teniendo en cuenta las mismas directrices de la anterior respecto de nuestras bases de datos, las cuales se guardaran el tiempo que se estipule por la ley de acuerdo con la finalidad que tiene cada una de ellas, ejemplo la información laboral se preserva durante veinte (20) años, nuestra información comercial, de clientes y proveedores durante diez (10) años.

Los cambios aquí realizados se informaron inmediatamente a todos nuestros titulares en general.

Cordialmente,

 

Colombiana de Tenis S.A

Nit: 900 240 344-2